Privacystatement

Algemeen

Woonbron verhuurt, verkoopt en beheert woningen in de regio’s Rotterdam, Nissewaard, Delft en Dordrecht. Wonen is een basisbehoefte. Wij zorgen voor goed en betaalbaar wonen voor huishoudens met een smalle beurs. Kwetsbare mensen kunnen op ons rekenen. Indien u een woning van ons wilt huren of kopen verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin. Woonbron neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

  1. Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. De relevante wettelijke grondslagen zijn: toestemming, overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
  2. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
  3. Wij houden ons strikt aan de Wet bescherming persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacystatement geeft aan hoe wij omgaan met uw gegevens.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor
gebruiken wij deze gegevens?


Woonbron heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

  • Het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
  • Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;
  • Het doen van betalingen;
  • Het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
  • Het onderhoud, renovatie en de reparatie van de te huren en verhuren roerende en onroerende zaken;
  • Klantenservice;
  • Het behandelen van klachten;
  • Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil;
  • Het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  • Activiteiten van intern beheer;
  • De uitvoering of toepassing van een andere wet.

Bent u geïnteresseerd in het huren of kopen van een woning, dan hebben wij de volgende persoonsgegevens van u nodig:

  • Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de geïnteresseerde.

Wanneer u huurder of koper van ons wordt hebben wij van u de volgende persoonsgegevens nodig:

  • De bij het vorige punt genoemde gegevens van de huurder, medehuurders of medebewoners;
  • Een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens;
  • Een verhuurdersverklaring;
  • Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst;
  • Inkomensgegevens die noodzakelijk zijn voor het passend toewijzen van woningen;
  • Gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
  • Gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;
  • Gegevens voor het doen van betalingen;
  • Gegevens voor het innen van vorderingen;
  • Gegevens voor het onderbouwen van rechtsvorderingen;
  • Andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

Wanneer u huurder of koper van ons bent, kan het nodig zijn dat wij ook bijzondere persoonsgegevens en/of gegevens van gevoelige aard van u verwerken:

  • Medische gegevens, specifiek: ten behoeve van (medische) aanpassingen van een woning;
  • Gegevens over overlast en/of agressie, inclusief bewijsstukken (foto’s, film, geluidsopname, correspondentie met andere instanties dan Woonbron);
  • Gegevens over woonfraude en/of onrechtmatig gebruik van een woning;
  • Gegevens over crimineel en/of hinderlijk gedrag.
Woonbron verwerkt deze gegevens uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor het uitvoeren en/of handhaven van de huur- of koopovereenkomst. Daarnaast kan Woonbron deze gegevens verwerken als dat gerechtvaardigd èn noodzakelijk is om de belangen van onze organisatie te behartigen en/of de veiligheid van medewerkers, bewoners en/of ingeschakelde derden te waarborgen. De verwerking van deze gegevens vindt plaats binnen de wettelijke kaders en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

De website

Woonbron verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web) diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Woonbron verwerkt op haar websites de volgende gegevens van u:

  • Inlog- en identificatiegegevens ten behoeve van onze klantportalen;
  • Gegevens om een chat en/of webformulier te beantwoorden en/of af te handelen.

Op onze website worden bezoekgegevens bijgehouden. Hierbij kan het IP-adres van uw computer worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website.
Hiermee willen wij ook de werking van de website waar mogelijk verbeteren.

Economic Data Resources

Op het moment dat u klant wenst te worden, verstrekken wij uw gegevens aan Economic Data Resources BV (EDR). EDR zal op basis van deze gegevens een advies geven over uw kredietwaardigheid. EDR gebruikt uw gegevens voor onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Daarnaast worden al uw gegevens met betrekking tot uw betaalgedrag gedeeld met EDR in het kader van het tegengaan van betalingsrisico’s en het voorkomen van problematische schulden. Dit betekent dus dat indien als gevolg van een betalingsachterstand de dienstverlening is gestopt, deze informatie mogelijk gevolgen kan hebben voor het aangaan van andere overeenkomsten met (financiele) verplichtingen. Als u bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door EDR.

WhatsApp

We delen via WhatsApp geen privacygevoelige informatie met u, zoals rekeningnummers of andere persoonsgegevens. Want WhatsApp is minder betrouwbaar en veilig dan bijvoorbeeld e-mail. We zullen u dus nooit vragen om vertrouwelijke informatie. We verzoeken u vriendelijk om ook niet uit uzelf privacygevoelige gegevens te delen via WhatsApp.

Wilt u de huur opzeggen of heeft u een vraag over bijzondere (vertrouwelijke) persoonsgegevens? Of hebben we deze gegevens nodig om uw vraag te kunnen beantwoorden? Dan kunnen we de vraag via WhatsApp niet in behandeling nemen. Dit met het oog op de privacy van uw gegevens. We raden u dan aan om contact met ons op te nemen.

Derden

Woonbron verstrekt enkel uw gegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden. Daarbij kunt u denken aan leveranciers, zoals ICT-leveranciers, loodgieters, reparateurs en/of aannemers. Woonbron verstrekt bijvoorbeeld contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met huurders. In sommige gevallen worden aan derden meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder of advocaat. Daarnaast kan Woonbron op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast en/of fraude, het voorkomen van (schuld)problematiek of het (in samenwerking met de gemeente) uitvoeren van een publieke taak (zoals het aanvragen van urgentie, het verstrekken van huisvestingsvergunningen of inschrijving in de BRP). De gegevensuitwisseling vindt plaats binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

Woonbron treft de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Woonbron is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst en Justitie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig met deze verzoeken om.

Woonbron deelt geen informatie van klanten met andere personen dan de klant zelf. Is het in uw geval toch gewenst of nodig dat Woonbron gegevens van of over u verstrekt aan iemand anders dan uzelf, dan vragen we u hiervoor een volmacht af te geven. Met deze volmacht geeft u Woonbron toestemming om (gevoelige) informatie over u met een ander persoon te delen.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.

Onze medewerkers zijn tot geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze principes gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen, gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijn

Woonbron bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Wanneer de termijnen verstreken zijn worden uw gegevens vernietigd door Woonbron of een door ons ingeschakeld bedrijf dat gespecialiseerd is in de vernietiging van persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Wij slaan geen BSN of kopieën van identiteitsbewijzen meer op binnen Woonbron. Deze gegevens zijn in het verleden wel door ons verwerkt. Deze gegevens worden door het hanteren van de bewaartermijn middels natuurlijk verloop uit onze bestanden verwijderd.

Uw rechten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen. U heeft daarnaast altijd het recht om:

  • Een kopie van uw gegevens die bij ons bekend zijn in te zien;
  • Uw gegevens door ons te laten corrigeren, bijwerken of verwijderen.

Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt controleren en/of beïnvloeden daadwerkelijk van u zijn. Wij behandelen uw aanvraag binnen vier weken.

Wijzigingen van het privacystatement

Wij behouden ons het recht voor dit privacystatement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact met ons opnemen.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u uw klacht per mail melden via info@woonbron.nl. Meer informatie over ons klachtenbeleid vindt u in de brochure Klachtenregeling.

februari 2018